पत्र लेखन MCQ Quiz - Objective Question with Answer for पत्र लेखन - Download Free PDF

यदि सभी राज्य सरकारों को कोई एक सरकारी पत्र भेजा गया हो, तो उसे कहते हैं - परिपत्र। अत: सही विकल्प 2 'परिपत्र' है।

Key Points

परिपत्र क्या है? 

• परिपत्र एक प्रकार की सूचना है जो कोई विभाग अपने अधीनस्थ विभागों को देता है .परिपत्र विभाग के निर्देश व् अनुदेश से सम्बद्ध होता है .परिपत्र के साथ एक सादा पृष्ठ नत्थी होता है जिस पर सभी सम्बद्ध कर्मचारियों से सूचना से अवगत होने के हस्ताक्षर करा लिए जाते है फिर इसे छपवाकर रिकॉर्ड में रख लिया जाता है, परिपत्र विभाग की आतंरिक व् व्यापक जानकारी के लिए वितरित कराया जाता है |यह पत्र लगभग ज्ञापन जैसा होता है कार्यालय में परिपत्र के मुद्रित फॉर्म भी होते है, परिपत्र में संख्या भी रहती है लेकिन विभागीय होने के नाते संदर्भ ,संबोधेन व् अधोलेख नहीं होते है
• नीचे हस्ताक्षर व् पदनाम होता है। यदि संलग्नक हुआ तो इसका भी उल्लेख होता है, परिपत्र उस समय जारी किया जाता है जब कोई सूचना बहुत से अधिकारियो या व्यक्तियों को देना अभिप्रेत होती है, परिपत्र के अंत में जारी करने वाले अधिकारी के हस्ताक्षर होते है तथा संख्या व् तिथि का भी उल्लेख होता है।

Additional Information

पारिभाषिक शब्द - पारिभाषिक शब्द ऐसे शब्दों को कहते हैं, जो अपने-अपने क्षेत्रों में विशिष्ट अर्थ में सुनिश्चित रूप में परिभाषित होते हैं। अर्थ और प्रयोग की दृष्टि से परिभाषित होने के कारण ही इन्हें पारिभाषिक शब्द कहा जाता है।

सही उत्तर "(A) - (IV), (B) - (III), (C) - (II), (D) - (I)" है। Key Points पत्र की परिभाषा:

• पत्र किसी व्यक्ति द्वारा दूसरे व्यक्ति को लिखित संदेश भेजने की एक प्राचीन विधि है। यह संचार का एक माध्यम होता है।
• जिसमें लेखक अपने विचार, भावनाएँ, शिकायत, प्रस्ताव, आमंत्रण, सूचना आदि को विभिन्न प्रकार के पत्रों के माध्यम से प्रकट करता है। 

Additional Informationपत्रों की परिभाषाएं इस प्रकार हैं:

सामाजिक पत्र (संगे-सम्बन्धियों के लिए पत्र):

• ये वे पत्र होते हैं जो पारिवारिक सदस्यों, मित्रों, और अन्य करीबी लोगों के बीच आदान-प्रदान किए जाते हैं।
• इनमें संवेदनाओं, भावनाओं, शुभकामनाओं और समाजिक संदेशों का विनिमय होता है।

आवेदन पत्र (नौकरी के लिए):

• इस प्रकार का पत्र तब लिखा जाता है जब किसी व्यक्ति को किसी नौकरी या सेवा के लिए आवेदन करना होता है।
• इसमें आवेदक अपने योग्यता, अनुभव और क्यों वे उस पद के लिए उपयुक्त हैं, इसका विवरण देते हैं।

प्रार्थना पत्र (छुट्टी के लिए):

• वह पत्र जो किसी कर्मचारी द्वारा उसके नियोक्ता या शिक्षार्थी द्वारा उसके शिक्षक/प्रधानाचार्य को दी जाती है जब उसे छुट्टी लेनी होती है।
• इसमें छुट्टी का कारण और अवधि स्पष्ट रूप से बताई जाती है।

शिकायती पत्र (मिलावटी दूध की बिक्री के लिए):

• यह पत्र तब लिखा जाता है जब किसी वस्तु या सेवा के संबंध में असंतोष या आपत्ति हो और उसे संबंधित अधिकारी, संगठन या नियामक संस्था के समक्ष प्रस्तुत करना हो।
• इसमें मुद्दे का विवरण, प्रभावित होने का कारण, और समाधान की मांग की जाती है।

 समाचार पत्र पत्र का प्रकार नहीं  है।Key Points

•  हिंदी पत्र लेखन दो प्रकार के होते है।
  • औपचारिक पत्र 
  • अनौपचारिक पत्र
• औपचारिक पत्र :- सरकारी, अर्द्ध सरकारी अधिकारियों, कार्यालयों, संस्थानों और दुकानदारों आदि को लिखे जाने वाले पत्र औपचारिक पत्र कहलाते है। इन पत्रों को पेशेवर भाषा में लिखा जाता है। जानकारी के लिए बता दें औपचारिक पत्र भी तीन प्रकार के होते है। जैसे की निम्न जानकारी में बताया गया है –
  • प्रार्थना पत्र
  • कार्यालयी पत्र
  • व्यावसायिक पत्र
• अनौपचारिक पत्र:- मित्रो, परिवार के सदस्यों और किसी परिचित व्यक्ति को लिखे जाने वाले पत्र अनौपचारिक पत्र कहलाते है। अनौपचारिक शब्द से आशय है – किसी प्रकार की औपचारिकता न हो अर्थात कुछ भी कहने के लिए हमे पत्र लिखने के लिए किसी प्रकार की अनुमति न लेनी पड़े या किसी प्रकार के आभार व्यक्त सम्बंधित शब्दों का प्रयोग न करना पड़ें। इस प्रकार के पत्र लिखने वाले और पत्र प्राप्त करने वाले व्यक्ति के बीच घनिष्ठ सम्बन्ध होते है इसके किसी प्रकार की औपचारिकता की आवश्यकता नहीं होती है । ​

Additional Information           

किसी पहले भेजे गये पत्र का उत्तर नहीं आने पर उस विषय में याद दिलाने के लिए लिखा जाने वाला पत्र कहलाता है- 'अनुस्मारक'।

Key Points

1. 'अधिसूचना'- किसी को पद से हटाया जाना, नियमों, आदेशों, स्थानान्तरण, अवकाश, सेवा समाप्ति, निधन आदि की सरकारी की तरफ से सूचना को अधिसूचना कहते हैं। यह राजपत्रों में प्रकाशित होती है।
2. 'पृष्ठांकन'- किसी को लिखित में कुछ देने पर उसके पीछे हस्ताक्षर या मोहर लगाने की प्रक्रिया पृष्ठांकन कहलाती है जैसे 'किसी को चेक देते समय उस चेक के पीछे हस्ताक्षर करते है'।
3. 'ज्ञापन'- किसी को कोई बात बताना, या जानकारी देने को ज्ञापन कहते है इसका प्रयोग सरकारी पत्र के तौर पर मंत्रालय के अलग-अलग विभागों में किया जाता है।

Additional Information'अधिसूचना का प्रारूप';-

1. नियमों, आदेशों, स्थानान्तरण, अवकाश, सेवा समाप्ति, निधन आदि की सरकारी की तरफ से सूचना।
2. अधिसूचना गजट में प्रकाशित होती है, समाचार पत्र में नहीं।
3. अधिसूचना को राजपत्र में प्रकाशित किया जाता है।
4. सरकारी नियमों या अधिनियमों को प्रकाशित करने के लिए अधिसूचना का प्रयोग करते है।
5. ज्यादातर अधिसूचना राज्यपाल या राष्ट्रपति की तरफ से जारी की गयी मानी जाती है।

'पृष्ठांकन का प्रारूप';-

1. लिखित में कुछ देने पर उसके पीछे हस्ताक्षर या मोहर लगाने की प्रक्रिया।
2. राज्य सरकार को प्रतियां भेजते समय इसका प्रयोग नहीं करते।
3. इसमें न तो कोई संबोधन होता है न ही समापन।
4. हस्ताक्षर करने वाले अधिकारी का नाम तथा पदनाम दाई ओर लिखा जाता।

​'ज्ञापन का प्रारूप';- 

1. सबसे पहले फाइल नम्बर, भारत सरकार, मंत्रालय और विभाग का नाम लिखा जायेगा।
2. जगह का नाम और दिनांक दाई ओर लिखी जाएगी।
3. इसमें न तो कोई औपचारिकता होती है न ही संबोधन।
4. ज्ञापन की भाषा सरल एवं सहज होती है तथा वाक्य बहुत छोटे होने चाहिए है।
5. इसका प्रयोग कार्यालय के अलग-अलग विभागों के बीच किया जाता है।
6. जो जारी करता है उसके हस्ताक्षर तथा, उसका पदनाम लिखा जाता है।

Mistake Points'अधिसूचना'- किसी काम को करने या करवाने के लिए आदेश जैसा भाव होता है तथा ये राजपत्र में प्रकाशित किया जाता है।

'अनुस्मारक'- स्मरण दिलाने के लिए जो पत्र भेजा जाता उसे अनुस्मारक कहते है इसका प्रारूप सरकारी पत्र का ही होता है लेकिन विषय साम्रगी छोटी होती है।

अर्धसरकारी पत्र के संबंध में सही नहीं हैं- पत्र के प्रारंभ में सम्बोधन के लिए प्रिय महोदय या महोदय का प्रयोग किया जाता है। 

Key Pointsसही है-

• पत्र के प्रारंभ में सम्बोधन के लिए प्रिय महोदय या महोदय का प्रयोग नहीं किया जाता है। 
• ऐसे पत्र में आमतौर पर प्रयोग किया जाने वाला सम्बोधन प्रिय श्री या प्रियवर श्री हो सकता है। 

Important Pointsअर्धसरकारी पत्र-

• औपचारिक पत्र के विपरीत अर्धसरकारी पत्र में अनौपचारिकता का पुट होता है।
• इसमें एक मैत्री भाव होता है।
• अर्ध सरकारी पत्र तब लिखे जाते हैं जब लिखने वाला अधिकारी संबंधित अधिकारी को व्यक्तिगत स्तर पर जानता है।
• इस प्रकार का पत्र ऐसी स्थिति में भी लिखा जाता है जब किसी खास मसले पर संबोधित अधिकारी का ध्यान व्यक्तिगत रूप से आकर्षित कराया जाता है या उसका व्यक्तिगत परामर्श लिया जाए।
• प्रारूप में बाई ओर शीर्ष पर प्रेषक का नाम होता है। इसके नीचे उसका परिणाम होता है।
• अर्ध सरकारी पत्र के लिए अमूमन कार्यालय के 'लेटर हेड' का प्रयोग होता है, अगर उपलब्ध हो।
• पत्र के अंत में अधोलेख के रूप में दाहिनी ओर 'भवदीय' के स्थान पर 'आपका' का प्रयोग किया जाता है।
• अंत में बाई ओर संबोधित अधिकारी का नाम, पद नाम और पूरा पता दिया जाता है।

सही उत्तर है- विकल्प (2) "एक तिहाई शब्दों में, 1/3"। अन्य विकल्प असंगत है। Key Points

• संक्षेपण-
  • ​किसी अनुच्छेद, परिच्छेद, टिप्पणी आदि को लघुत्तर रूप में प्रस्तुत करना संक्षेपण कहलाता है।
• संक्षेपण मूल पाठ से 'एक तिहाई शब्दों में, 1/3' शब्दों में लिखना चाहिए।
• संक्षेपण अथवा सार-लेखन का आशय है किसी अनुच्छेद, परिच्छेद, विस्तृत टिप्पणी अथवा प्रतिवेदन को संक्षिप्त कर देना।
• किसी बड़े पाठ (निबन्ध, लेख, शोध प्रबन्ध आदि) में मुख्य विचारों, तर्कों आदि को लघुतर आकार में प्रस्तुत करना संक्षेपण कहलाता है।
• इसकी संरचना भी निबन्ध जैसी ही होती है।
• सार लेखन की आवश्यकता कार्यालय, वाणिज्य, पत्रकारिता, शिक्षा आदि कई क्षेत्रों में पड़ती है।

Important Pointsसंक्षेपण की प्रक्रिया में ध्यान देने योग्य महत्वपूर्ण बिंदु-

• संक्षेपण की प्रक्रिया में कुछ महत्वपूर्ण बिंदुओं का ध्यान रखा जाना चाहिए।
• मूल पाठ से संक्षेपण में अर्थ का संप्रेषण भिन्न नहीं होना चाहिए।
• संक्षेपण करते समय सबसे पहले मूल अनुच्छेद या विषय-वस्तु को एकाधिक बार ध्यान पूर्वक पढ़ लेना चाहिए।
• इससे मूल अनुच्छेद का भावार्थ समझ में आ जाएगा 
• मूल अनुच्छेद को पढ़ने के बाद महत्त्वपूर्ण तथ्यों, बातों तथा विचारों को रेखांकित कर लिया जाना चाहिए। 
• इसके बाद मूल में व्यक्त किए गए विचारों, भावों तथा तथ्यों को क्रमबद्ध कर लेना चाहिए।
• मूल अनुच्छेद का एक तिहाई में संक्षेपण करना चाहिए।
• इसमें संक्षेपक को अपनी ओर से कोई भी तर्क-वितर्क करने तथा किसी अतिरिक्त अंश को जोड़ने की अनुमति या छूट नहीं होती।
• संक्षेपण तैयार करते समय मूल अनुच्छेद में वर्णित या उल्लिखित कहावतें, मुहावरे, वाक् प्रचार तथा अलंकार आदि को हटा देना चाहिए।
• संक्षेपण तैयार करने के बाद उसके लिए सुयोग्य शीर्षक का चयन किया जाना चाहिए।

एक विद्यार्थी को अपने स्कूल के प्रधानाचार्य को अभिनिवेदन में 'आपका आज्ञाकारी शिष्य' लिखना चाहिए।

अन्य विकल्प असंगत हैं।

अतः सही विकल्प 'आपका आज्ञाकारी शिष्य' है। 

Additional Information

कक्षा में प्रथम स्थान प्राप्त करने वाले पुत्र के लिए पिता द्वारा लिखा जाने वाला बधाई पत्र। यह औपचार‍िक पत्र की श्रेणी में नहीं आता है।  Key Points

• अंकतालिका की नई प्रति प्राप्त करने के लिए केन्द्रीय माध्यमिक शिक्षण बोर्ड को लिखा जाने वाला पत्र।
• पुस्तकें मँगवाने के लिए पुस्तक विक्रेता को लिखा जाने वाला पत्र।
• अवकाश के लिए विद्यालय प्राचार्य को लिखा गया आवेदन पत्र।
• यह सभी पत्र औपचार‍िक पत्र के अंतर्गत आते हैं। 

Important Points

Additional Information

सही उत्तर परिपत्र है। 

Key Pointsएक ही पत्र जब एक साथ कई प्रेषितियों को भेजा जाता है तो इसे कहते हैं- परिपत्र 

परिपत्र - जब एक ही सूचना आदेश, निर्देश या सन्देश कई व्यक्तियों अथवा कार्यालयों को भेजना हो, ऐसी परिस्थिति में लिखा जाने वाला पत्र परिपत्र या गश्तीपत्र कहलाता है। 

• ज्ञापन - कार्यालयी कर्मचारियों के पत्रों, आवेदन – पत्रों, याचिकाओं, व्यक्तिगत पत्रों या अनुस्मारक का उत्तर देना हो अर्थात् विषय सामग्री कम महत्त्वपूर्ण हो तब कार्यालय द्वारा प्रेषित पत्र ज्ञापन या स्मरण पत्र कहलाता है।
• प्रेस विज्ञप्ति (प्रेस रिलीज) सरकारी आलेख का एक महत्वपूर्ण प्रकार है। जब सरकार के किसी विभाग के द्वारा अपने निर्णय को विस्तार से जनता के बीच प्रसारित करना होता है, तो इसके लिए वह विभाग सूचना के आलेख को तैयार कर पत्र प्रकाशन संस्थान के संपादक को पत्र मे प्रकाशित करने के लिए प्रेषित कर देता है।
• अधिसूचना - किसी भी सरकारी राजपत्रित अधिकारी की नियुक्ति, पदोन्नति, अवकाश-प्राप्ति, त्याग-पत्र तथा सरकारी नियमों, आदेशों व आज्ञाओं की राज्य सरकार द्वारा की गई घोषणाओं को अधिसूचना कहते हैं।  अधिसूचना में प्रेषक का उल्लेख नहीं होता है। सूचना पाने वाले अधिकारी या कर्मचारी को पृष्ठांकन से एक प्रति भेज दी जाती है जो नियुक्तियों, पुनर्नियुक्तियों, प्रतिनियुक्तियों, नियमों, आदेशों, स्थानान्तरण, छुट्टी, प्रशिक्षण, सेवानिवृत्ति, निधन आदि से संबंधित होती है। 

पत्र जिस व्यक्ति को लिखा जाता है, उसे कहा जाता है- प्रेषिती अन्य सभी विकल्प असंगत है। 

Key Points

• पत्र जिस व्यक्ति को लिखा जाता है, उसे प्रेषिती कहा जाता है। 

Important Points

Additional Informationपत्र:-

• चिट्ठी या खत किसी कागज या अन्य माध्यम पर लिखे सन्देश को कहते हैं।
• उन्नीसवीं एवं बीसवीं शताब्दियों में पत्र ही दो व्यक्तियों के बीच संचार का सबसे विश्वसनीय माध्यम था।
• किन्तु अब टेलीफोन, सेलफोन एवं अन्तरजाल के युग में इसकी भूमिका काफी कम हो गयी है।
• पत्रों का हमारे जीवन में एक महत्वपूर्ण स्थान है। पत्र संचार का एक सुगम साधन है।

सही उत्तर कार्यालय आदेश है। 

Key Pointsकिसी पद पर नियुक्ति प्राप्त करने हेतु लिखे गए पत्र का प्रारूप होता है- कार्यालय आदेश

• परिपत्र - जब एक ही सूचना आदेश, निर्देश या सन्देश कई व्यक्तियों अथवा कार्यालयों को भेजना हो, ऐसी परिस्थिति में लिखा जाने वाला पत्र परिपत्र या गश्तीपत्र कहलाता है।
• कार्यालय आदेश -   यह वह कार्यालयी पत्र है जिसमें किसी मन्त्रालय, विभाग एवं कार्यालय के कर्मचारियों को उनकी नियुक्ति, स्थायीकरण, स्थानान्तरण, पदोन्नति, अवकाश स्वीकृति-अस्वीकृति आदि के विषय में आन्तरिक प्रशासन सम्बन्धी ;आदेश प्रसारित किये जाते हैं।
• प्रार्थना पत्र - प्रार्थना पत्र वे पत्र होते हैं जो औपचारिक पत्रों की श्रेणी में आते हैं। इन पत्रों के अन्तर्गत पत्र प्रेषणकर्ता निश्चित विषय पर अनुरोध अथवा प्रार्थना करने हेतु पत्र लिखता है।
• आवेदन पत्र  किसी को तब लिखते है जब आपको किसी भी व्यक्ति से कोई आग्रह या कोई निवेदन करना हो अथवा जब हम किसी व्यक्ति को किसी भी चीज के लिए आवेदन करते है। आप कई तरह से आवेदन पत्र लिख सकते है जैसे की छुट्टी के लिए आवेदन पत्र, नौकरी के लिए आवेदन पत्र, किसी समस्या को सुधारने के लिए आवेदन आदि।

सही उत्तर है- विकल्प (2) "बाई ओर"। अन्य विकल्प असंगत हैं। 
Key Points

• पत्र लेखन में संबोधन बाई ओर लिखा जाता है। 
• विशेषण के लिखने के बाद पत्र के बाई तरफ संबोधन का प्रयोग होता है। जैसे-

1. प्रिय भाई
2. प्रिय मित्र
3. आदरणीय

Important Pointsपत्र मे सम्बोधन के प्रकार-

सही उत्तर 'परिपत्र' है।

Key Points

• परिपत्र का अर्थ : जब कोई सूचना या निर्देश एक साथ अनेक कार्यालयों को प्रेषित की जाती है, तो उसे परिपत्र कहते हैं।
• सूचना की पुष्टि के लिए प्रायः परिपत्र के साथ एक अलग नोटिस प्रेषित की जाती है।
• प्रायः कार्यालयों में परिपत्र के मुद्रित फार्म होते हैं जिन पर उस कार्यालय या कार्यालय का नाम मुद्रित रहता है।

अन्य विकल्प -

Additional Information

यदि सभी राज्य सरकारों को कोई एक सरकारी पत्र भेजा गया हो, तो उसे कहते हैं - परिपत्र। अत: सही विकल्प 2 'परिपत्र' है।

Key Points

परिपत्र क्या है? 

• परिपत्र एक प्रकार की सूचना है जो कोई विभाग अपने अधीनस्थ विभागों को देता है .परिपत्र विभाग के निर्देश व् अनुदेश से सम्बद्ध होता है .परिपत्र के साथ एक सादा पृष्ठ नत्थी होता है जिस पर सभी सम्बद्ध कर्मचारियों से सूचना से अवगत होने के हस्ताक्षर करा लिए जाते है फिर इसे छपवाकर रिकॉर्ड में रख लिया जाता है, परिपत्र विभाग की आतंरिक व् व्यापक जानकारी के लिए वितरित कराया जाता है |यह पत्र लगभग ज्ञापन जैसा होता है कार्यालय में परिपत्र के मुद्रित फॉर्म भी होते है, परिपत्र में संख्या भी रहती है लेकिन विभागीय होने के नाते संदर्भ ,संबोधेन व् अधोलेख नहीं होते है
• नीचे हस्ताक्षर व् पदनाम होता है। यदि संलग्नक हुआ तो इसका भी उल्लेख होता है, परिपत्र उस समय जारी किया जाता है जब कोई सूचना बहुत से अधिकारियो या व्यक्तियों को देना अभिप्रेत होती है, परिपत्र के अंत में जारी करने वाले अधिकारी के हस्ताक्षर होते है तथा संख्या व् तिथि का भी उल्लेख होता है।

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पारिभाषिक शब्द - पारिभाषिक शब्द ऐसे शब्दों को कहते हैं, जो अपने-अपने क्षेत्रों में विशिष्ट अर्थ में सुनिश्चित रूप में परिभाषित होते हैं। अर्थ और प्रयोग की दृष्टि से परिभाषित होने के कारण ही इन्हें पारिभाषिक शब्द कहा जाता है।

सही उत्तर 'वैयक्तिक' है।

Key Points

• वैयक्तिक पत्र को घरेलू, पारिवारिक, सामाजिक, निर्वैयक्तिक और अनौपचारिक पत्र भी कहा जाता है।
• वैयक्तिक पत्र का आधार व्यक्तिगत सम्बन्ध होता है, इसलिए इसका लेखक बहुत ही आत्मीय भाव से अपनी बात व्यक्त करता है।

अन्य विकल्प -

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