निम्नलिखित संचार प्रणालियों में से कौन सी प्रणाली भिन्न भिन्न स्थानों पर कार्यरत व्यक्तियों के बीच बैठक के आयोजन को परिचालित करने हेतु सर्वोत्तम होगी?

वह संचार प्रणाली है जो विभिन्न स्थानों पर काम करने वाले लोगों के बीच मीटिंग के आयोजन के परिचालन को सक्षम बनाती है वह VoIP (वॉयस ओवर इंटरनेट प्रोटोकॉल) है। Important PointsVoIP एक ऐसी तकनीक है जो इंटरनेट के माध्यम से वास्तविक काल में ऑडियो संचार को संभव बनाती है, जिससे व्यक्तियों को एक दूसरे के साथ वाणी संवाद (वॉइस कन्वर्सेशन) करने की सुविधा मिलती है।

• इसे  आमतौर पर ऑडियो और वीडियो कांफ्रेंस के लिए प्रयोग किया जाता है, इसलिए इसे विभिन्न स्थानों पर काम करने वाले लोगों के बीच बैठकों का आयोजन करने के लिए एक आदर्श विकल्प माना जाता है।
• VoIP सिस्टम में अक्सर स्क्रीन शेयरिंग, डॉक्युमेंट कोलैबोरेशन और चैट फ़ंक्शनैलिटी जैसी सुविधाएँ शामिल होती हैं, जो रिमोट कोलैबोरेशन को और बढ़ाती हैं।

Additional Information

ईमेल:

• ईमेल एक एसिंक्रोनस संचार पद्धति है जो यूज़र को इलेक्ट्रॉनिक रूप से मेसेज भेजने और प्राप्त करने की अनुमति देती है।
• जबकि ईमेल सूचना भेजने और प्राप्त करने के लिए एक प्रभावी उपकरण है, यह वास्तविक समय की बैठकों के आयोजन के लिए उपयुक्त नहीं होता है।
• ईमेल एक्सचेंज में, रेस्पोंस दिए जाने के समय में देरी हो सकती है, जो मीटिंग के दौरान इमीडिएट कोलैबोरेशन या निर्णय लेने में बाधा डाल सकते है।

वॉइसमेल:

• वॉइसमेल एक ऐसी प्रणाली है जो यूज़र को कॉल का उत्तर दिए जाने हेतु अनुपलब्ध होने पर दूसरों को रिकॉर्ड किए गए वॉइस मेसेज छोड़ने की अनुमति प्रदान करती है।
• हालाँकि वॉइसमेल संदेशों को छोड़ने के लिए उपयोगी हो सकता है, लेकिन यह वास्तविक समय में संचार या मीटिंग आयोजित करने के लिए अभिप्रेत नहीं होता है।
• इसे आमतौर पर एक तरफ़ा संचार के लिए उपयोग किया जाता है, जहाँ रिसीवर अपनी सुविधानुसार संदेश सुन सकता है।

टेक्स्ट मेसेजिंग:

• टेक्स्ट मैसेजिंग, अक्सर एसएमएस (लघु संदेश सेवा) या इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप के माध्यम से किया जाता है, एसिंक्रोनस संचार का दूसरा रूप है।
• हालांकि यह त्वरित और प्रत्यक्ष संचार के परिचालन को सक्षम बनाता है, लेकिन इसमें बैठकों के संचालन के लिए आवश्यक वास्तविक समय में होने वाली बातचीत और कोलैबोरेशन संबंधी फीचरों का अभाव होता है।
• टेक्स्ट मेसेज का उपयोग औपचारिक बैठकों के बजाय आमतौर पर संक्षिप्त और अनौपचारिक बातचीत के लिए किया जाता है।

संक्षेप में हम कह सकते हैं कि, हालाँकि ईमेल, वॉइस मेल और टेक्स्ट मेसेज महत्वपूर्ण संचार उपकरण हैं, किन्तु वे विभिन्न स्थानों में काम करने वाले लोगों के बीच बैठकें करने के लिए सबसे उपयुक्त विकल्प नहीं हैं। दूसरी ओर, VoIP वास्तविक समय​ में ऑडियो संचार और कोलैबोरेशन संबंधी सुविधाएँ प्रदान करता है, जिससे यह दूरस्थ स्थानों पर आयोजित बैठकों के लिए एक अच्छा विकल्प बन जाता है।